Informationen zur VG WORT-Ausschüttung und Verlagsbeteiligung

Die VG WORT ist als Verwertungsgesellschaft ein nicht gewinnorientierter Verein, in dem sich Autor*innen und Verlage zur gemeinsamen Wahrnehmung bestimmter urheberrechtlicher Ansprüche zusammengeschlossen haben. Die VG WORT ist treuhänderisch tätig und verteilt sämtliche Einnahmen – nach Abzug ihrer eigenen Verwaltungskosten – an die mit ihr vertraglich verbundenen Rechteinhaber*innen.

Weitere Informationen zur Tätigkeit der VG WORT finden Sie auf der Homepage der VG WORT.

Die VG WORT ist als Verwertungsgesellschaft in den Bereichen tätig, in denen eine individuelle Rechtewahrnehmung durch die Urheber*innen bzw. den Verlag aus rechtlichen oder praktischen Gründen nicht möglich bzw. nicht sinnvoll ist. So haben Urheber*innen eines Werkes beispielsweise gegen die Hersteller von Geräten und von Speichermedien, die zur Vornahme von privaten Kopien benutzt werden, grundsätzlich einen Anspruch auf Zahlung einer angemessenen Vergütung. Diese Ansprüche würden sich mit vertretbarem Aufwand aber nicht individuell durchsetzen lassen, so dass sie kollektiv von Verwertungsgesellschaften wie der VG WORT wahrgenommen werden. Ein weiteres Beispiel für Einnahmen aus solchen sogenannten „gesetzlichen Vergütungsansprüchen“ sind Gelder, die Bibliotheken dafür an die VG WORT entrichten müssen, dass dort Bücher und Zeitschriften ausgeliehen werden können. Die Höhe der jeweils anfallenden Vergütung ist durch Tarife oder Einzel- und Gesamtverträge der VG WORT mit den Vergütungspflichtigen oder ihren Verbänden (z.B. Industrieverbände, Bibliotheken, Bund und Länder) geregelt.

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zu den Einnahmen und Tarifen der VG WORT.   

Um an den Ausschüttungen der VG WORT für die Printfassungen wissenschaftlicher Bücher beteiligt zu werden, muss ein Wahrnehmungsvertrag mit der VG WORT abgeschlossen und das entsprechende Buch bei der VG WORT gemeldet werden (siehe Frage 9 für Details zur Meldung). Meldeberechtigt sind Urheber*innen (Autor*innen, Übersetzer*innen und Herausgeber*innen) von wissenschaftlichen und Sach- und Fachtexten. Sind an einem Buch oder einem Beitrag mehrere Autor*innen beteiligt, so kann jede/r Co-Autor*in das betreffende Werk als Miturheber*in melden.

Weitere Informationen finden dazu Sie im Merkblatt der VG WORT für Urheber*innen im wissenschaftlichen Bereich

Online-Texte (wie z.B. online verfügbare eBooks) werden von Nutzer*innen ebenso wie gedruckte Bücher und Zeitschriftenbeiträge z.B. für private oder Forschungszwecke vervielfältigt (z.B. durch Ausdrucken und Kopieren). Analog zu der Hauptausschüttung für Printpublikationen sollen Autor*innen von Online-Texten und ihre Verlage durch die sog. METIS-Ausschüttung der VG WORT einen Ausgleich für solche von Nutzer*innen rechtmäßig erstellten Kopien der betreffenden Texte erhalten. Die VG WORT vergütet dabei nicht pauschal alle Online-Texte, sondern nur solche, die durch eine Mindestzahl von Aufrufen eine hinreichende Kopierwahrscheinlichkeit aufweisen. Die METIS-Ausschüttung findet unabhängig von der Hauptausschüttung für Printpublikationen statt und die Teilnahme daran muss separat beantragt werden (z.B. wenn ein Buch als Print- und Onlineversion erschienen ist). 
In Bezug auf METIS wird zwischen der regulären METIS-Ausschüttung und der METIS-Sonderausschüttung unterschieden: Bei der regulären METIS-Ausschüttung können nur Autor*innen teilnehmen, deren Verlag (wie Springer Nature mit seinem Portal „SpringerLink“) am METIS-Zählmarkenverfahren teilnimmt. Demgegenüber kann die METIS-Sonderausschüttung für die Veröffentlichung von Texten auf deutschen Webseiten beantragt werden, auf denen keine Zählmarken eingebaut sind (Details hierzu siehe Frage 6 und Frage 9). 

Ausführliche Informationen finden Sie im Merkblatt „METIS für Urheber*innen“ der VG WORT.

Die reguläre METIS-Ausschüttung kann für Online-Texte beantragt werden, bei denen mit hinreichender Wahrscheinlichkeit erwartet werden kann, dass sie kopiert werden. Das wird bei allen Texten angenommen, die online verfügbar sind und nicht mit einem technischen Kopierschutz versehen sind. Ein gemeldeter Text muss überdies zusammenhängend sein und im Regelfall aus mindestens 1.800 Zeichen (inklusive Leerzeichen) bestehen. Erfüllt ein Text die o.g. Kriterien, so muss er noch eine Mindestanzahl von Zugriffen durch Nutzer*innen aus Deutschland erreichen. Die Anzahl der Zugriffe wird mit Zählmarken erfasst, die auf den jeweiligen Webseiten eingebaut werden und die Aufrufe zählen. Über die Höhe der Mindestzugriffszahl entscheidet jährlich der Verwaltungsrat der VG WORT. Derzeit liegt sie bei Texten mit bis zu 10.000 Zeichen bei 1.500 Aufrufen im Kalenderjahr. Bei Texten mit mehr als 10.000 Zeichen reduziert sich die Mindestzugriffsschwelle auf 750 Aufrufe. Aufrufe von Texten hinter einer Bezahlschranke werden mit dem Faktor drei multipliziert, so dass dann bei Texten mit mehr als 10.000 Zeichen bereits 250 Aufrufe für eine Ausschüttung ausreichen.

Seit April 2020 sind auf „SpringerLink“ aktuelle Zählmarken implementiert, die die Aufrufe der einzelnen Texte durch die Nutzer*innen erfassen. Auf Grundlage dieser Zählungen kann der Verlag gegenüber der VG Wort alle Texte melden, die auf diesem Portal die Mindestzugriffswerte erreichen (siehe Frage 5) und somit an der Ausschüttung beteiligt werden können. Für die korrekte Zuordnung Ihrer Texte ist es erforderlich, dass Sie dem Verlag bitte Ihre VG Wort-Karteinummer spätestens bis zum 1. April des auf Ihre Werkpublikation folgenden Jahres mitteilen. Die Karteinummer wird Ihnen von der VG Wort im Zuge des Abschlusses Ihres Wahrnehmungsvertrags per Mail geschickt und ist auch in Ihrem Wahrnehmungsvertrag vermerkt. Wenn Sie bisher noch keinen Wahrnehmungsvertrag mit der VG WORT haben, erhalten Sie Ihre Karteinummer per Mail nachdem der postalisch eingesandte Wahrnehmungsvertrag von der VG WORT bearbeitet wurde (siehe Frage 9 zur Meldung). Ihre Karteinummer übermitteln Sie dann bitte über folgendes Formular. Eventuelle Rückfragen zur METIS-Meldung können Sie an die folgende Emailadresse richten: rueckmeldung-vgwort@springer.com. 

Die Übermittlung der Karteinummer ist nur für die reguläre METIS-Ausschüttung notwendig, nicht aber für die Sonderausschüttung: diese ist gerade für solche Webseiten vorgesehen, auf denen keine Zählmarken eingebaut sind. Die Sonderausschüttung kann deshalb unabhängig von der Teilnahme des Verlags am METIS-Programm für Online-Texte auf deutschen Webseiten beantragt werden (siehe Frage 9 mit weiteren Informationen zur Meldung). Im Vergleich zur regulären METIS-Ausschüttung sind die Ausschüttungssummen der Sonderausschüttung deutlich geringer und liegen je nach Anzahl der gemeldeten Text wohl nur im niedrigen zweistelligen Bereich.

Die Ausschüttungen an Urheber*innen und Verlage erfolgen anhand der Regelungen in den Verteilungsplänen der VG WORT. Die konkreten Ausschüttungsquoten werden vom Vorstand und dem Verwaltungsrat der VG WORT jährlich neu festgelegt. Im Printbereich lag der auf Autor*innen entfallende Anteil für eine wissenschaftliche Monografie, die in hinreichendem Maße in deutschen wissenschaftlichen Bibliotheken ausgeliehen wurde, in den letzten Jahren im Regelfall zwischen 700 und 1000 Euro. Für weniger oft ausgeliehene Bücher und solche, die nicht einen Mindestumfang von 101 Seiten haben, gelten reduzierte Sätze. Details hierzu lassen sich §§ 46 ff. des aktuellen Verteilungsplans der VG WORT vom 16. Juni 2023 entnehmen.

Auch bei der Ausschüttung für Online-Texte (METIS-Ausschüttung) wird die Höhe der Ausschüttungssummen von der VG WORT jährlich neu festgelegt. Anders als im Printbereich handelt es sich hier nicht um eine einmalige Zahlung – es erfolgt vielmehr jedes Jahr eine Ausschüttung, sofern in dem betreffenden Jahr die Ausschüttungsvoraussetzungen gegeben sind, also insbesondere die Mindestanzahl von Aufrufen erreicht wurde. Nach den aktuellen Verteilungsquoten erhält ein meldefähiger Text bei der regulären METIS-Ausschüttung eine Ausschüttungssumme im Bereich von 30-40 EUR. Bei Büchern mit mehr als 250.000 Zeichen und vielen Aufrufen kann die Ausschüttungssumme auch deutlich höher liegen. Im Vergleich zur regulären METIS-Ausschüttung sind die Ausschüttungssummen der METIS-Sonderausschüttung deutlich geringer und liegen je nach Anzahl der gemeldeten Texte oft nur im niedrigen zweistelligen Bereich. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Quoten-Übersicht der VG WORT.

Neuauflagen von Büchern, für die Sie in der Vergangenheit schon einmal Gelder von der VG WORT ausgeschüttet bekommen haben, können bei der Ausschüttung für wissenschaftliche sowie Fach- und Sachbücher dann gemeldet werden, wenn es sich um eine wesentlich neu bearbeitete Auflage mit mindestens 10% neuem Text handelt. Details können § 48 Ziffer 5 des aktuellen Verteilungsplans der VG WORT entnommen werden.

Die Meldung von Printpublikationen ist auf den von der VG WORT vorgesehenen Meldeformularen oder online über das von der VG Wort eingerichtete Portal T.O.M. („Texte Online Melden“) vorzunehmen. Für die Teilnahme an der regulären METIS-Ausschüttung für Online-Texte können Sie Ihre Werke nicht selbst melden. Die Meldung erfolgt vielmehr über eine Schnittstelle zwischen dem Verlag und der VG WORT. Damit Ihre ausschüttungsberechtigten Werke auf diesem Weg ordnungsgemäß gemeldet werden können, ist es einerseits erforderlich, dass Sie dem Verlag (wie in Frage 6 beschrieben) Ihre VG WORT-Karteinummer übermitteln. Zum anderen ist für die Teilnahme an der Ausschüttung eine einmalige Registrierung im genannten T.O.M.-Portal der VG WORT notwendig. 

Wenn Sie an der METIS-Sonderausschüttung teilnehmen möchten, müssen Sie gegenüber der VG Wort selbst die URL angeben, unter der Ihr/e Text/e online veröffentlicht wurde/n.

Hier gelangen Sie zum Online-Meldeportal T.O.M.

Weitere Informationen zur Titelmeldung finden Sie im Merkblatt der VG WORT für Urheber*innen im wissenschaftlichen Bereich sowie in den Hinweisen zur Sonderausschüttung.

In den Bereichen Wissenschaft und METIS konnten Urheber*innen lange Zeit auch ohne Abschluss eines umfassenden Wahrnehmungsvertrags Ausschüttungen von der VG WORT beziehen.
Seit dem 01.02.2018 ist nun aber auch in diesen Bereichen der Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags erforderlich, um Texte bei der VG WORT melden zu können. Der Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags mit der VG Wort ist ohne großen Aufwand mittels einer Onlineregistrierung oder in Papierform möglich. Sie finden alle notwendigen Dokumente auf der Website der VG WORT bzw. im dortigen Registrierungs- und Meldeportal „T.O.M.“. Für die METIS-Ausschüttung reicht es auch aus, wenn Sie bereits einen Wahrnehmungsvertrag mit einer Schwestergesellschaft der VG WORT (Literar Mechana in Österreich, Pro Litteris in der Schweiz) abgeschlossen haben. Zusätzlich müssen Sie sich (wie oben in Frage 9 beschrieben) im T.O.M.-Portal registrieren. Dort können Sie Ihre Meldungen einsehen und verwalten. Bitte beachten Sie hinsichtlich der Titelmeldungen die unter Frage 11 dieser FAQ aufgeführten Fristen.

Hier gelangen Sie zum Online-Meldeportal T.O.M.

Weitere Informationen zur Titelmeldung finden Sie im Merkblatt der VG WORT für Urheber*innen im wissenschaftlichen Bereich, im Projekthandbuch „METIS für Urheber“ sowie in den Hinweisen zur Sonderausschüttung.

Die Teilnahme an der Ausschüttung für Printwerke setzt voraus, dass Sie (sofern nicht bereits geschehen) zunächst einen Wahrnehmungsvertrag mit der VG WORT abschließen. Der Antrag auf Abschluss eines solchen Wahrnehmungsvertrags kann zwar online ausgefüllt werden, muss aber zusätzlich ausgedruckt und postalisch an die VG WORT geschickt werden. Nach Abschluss des Wahrnehmungsvertrags können Sie Ihre Werke dann bei der VG WORT melden. Die konkrete Werkanmeldung muss für diese Ausschüttung spätestens bis zum 31. Januar eines Jahres bei der VG WORT eingegangen sein, um im Rahmen der Ausschüttungen in dem gleichen Jahr berücksichtigt werden zu können. Bei postalischer Anmeldung ist jeweils das Datum des Posteingangs bei der VG WORT entscheidend. Später eingehende Meldungen können von der VG WORT erst im Folgejahr berücksichtigt werden, soweit nicht Ausschlussfristen entgegenstehen.

Wenn Sie an der METIS-Ausschüttung teilnehmen wollen, so setzt dies ebenfalls zunächst den Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags mit der VG WORT voraus (sofern nicht bereits geschehen). Überdies müssen Sie sich im T.O.M.-Portal der VG WORT registrieren und dem Verlag für die Teilnahme an der regulären METIS-Ausschüttung Ihre VG WORT-Karteinummer übermitteln (siehe Fragen 6 und 9). Der Verlag übernimmt dann die Werkmeldungen bis zum Fristablauf am 01. Juni eines jeden Jahres.

Die Meldung Ihrer Werke für die alternativ mögliche METIS-Sonderausschüttung müssen Sie analog zur Meldung der Printwerke bis zum 31. Januar eines Jahres selbst vornehmen, wenn Sie im gleichen Jahr an der Ausschüttung teilnehmen möchten.

Derzeit sind Bücher, Buch- und Fachzeitschriftenbeiträge sowie Lieferungen 3 Jahre für die Printausschüttung meldefähig. Diese Werke können einmalig gemeldet werden, wenn sie im Jahr vor der Ausschüttung oder in den vorangegangenen zwei Jahren erschienen sind. Für die Ausschüttung im Jahr 2024 können also beispielsweise Werke gemeldet werden, die in den Jahren 2021-2023 erschienen sind.  

Für die reguläre METIS-Ausschüttung gilt, dass auch Texte aus früheren Jahren gemeldet werden können, sofern sie in dem Jahr, für das die Meldung erfolgt, die Mindestzugriffsschwelle überschreiten (siehe Frage 5) und die sonstigen oben beschriebenen Voraussetzungen für eine Meldung vorliegen. 
Für die METIS-Sonderausschüttung ist nicht entscheidend, wann ein Text online gestellt wurde. Wichtig ist allein, dass der Text im Jahr der Meldung noch online steht.

Wenn Sie METIS-Meldungen zu Ihren Büchern und Buchbeiträgen vermissen, dann kann das verschiedene Ursachen haben. Um solche Meldungen zu finden, betätigen Sie bitte einmal den sog. „Meldewizard“ der VG Wort. Über den „Meldewizard“ können sich Autor*innen etwaige Meldungen anzeigen lassen, bei denen z.B. die Karteinummer zu spät oder gar nicht angegeben wurde, und diese Meldungen und die Autorenschaft ggfs. bestätigen. Sie können also über den „Meldewizard“ nicht eigenständig melden, sondern nach bereits eingereichten Meldungen vom Verlag suchen.

So funktioniert es:

• Gehen Sie in Ihrem VG Wort-Konto (T.O.M.) im METIS-Bereich unter „Meine Meldungen“ auf „Meldung erstellen“. 
• Beantworten Sie die Frage, ob sich der Text auf Ihrer eigenen Homepage befindet oder ob Sie Verwender einer Zählmarke sind, mit „NEIN“.
• Bei der Frage nach den Zählmarken wählen Sie bitte „JA“ aus.
• Bei der Frage, ob Sie die Karteinummer weitergegeben haben, wählen Sie bitte „NEIN“.
• Suchen Sie dann bei „Verlag“ den Verlagsnamen in der Liste.

Daraufhin werden Ihnen Meldungen angezeigt, die ausschüttungsrelevant sind und bei denen Ihr Name als Urheber*in enthalten ist, jedoch nicht Ihre Karteinummer. Die gefundenen Meldungen müssen Sie dann nur noch bestätigen, sofern der Text von Ihnen verfasst wurde.

Die Bestätigung über den „Meldewizard“ können Sie frühestens im Mai des Folgejahrs des Erscheinungstermins Ihres Werks vornehmen, spätestens jedoch in einem Zeitraum von drei Jahren nach dem Erscheinungstermin.

In den Meldeformularen der VG WORT wird abgefragt, ob und ggf. mit wem Sie das betreffende Werk (also Ihr Buch oder Ihren Buchbeitrag) gemeinsam als Miturheber*in geschaffen haben. Bitte geben Sie hier alle Miturheber*innen des von Ihnen gemeldeten Werks an. Die betreffenden Gelder werden dann von der VG WORT anteilig ausgeschüttet. 

Die Hauptausschüttung der Abteilung Wissenschaft erfolgt Ende Juni/Anfang Juli eines jeden Jahres. Die METIS-Ausschüttung für Online-Texte erfolgt im September/Oktober eines jeden Jahres.

Die Zahlungen der VG WORT an Urheber*innen und Verlage sind steuerpflichtig. Die Empfänger von Ausschüttungsbeträgen sind dazu verpflichtet, diese im Rahmen der Steuererklärung ordnungsgemäß anzugeben. Weitere Informationen können der Übersicht der VG WORT zur Versteuerung der Ausschüttungsbeträge sowie dem "Merkblatt Umsatzsteuer" und der „Sonderinformation zur Umsatzsteuer" entnommen werden.

Über viele Jahrzehnte hat die VG WORT die Einnahmen aus gesetzlichen Vergütungsansprüchen sowohl an Autor*innen als auch an Verlage verteilt. Seit einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2016 wurden diese Einnahmen jedoch allein den Autor*innen zugeordnet. Den Autor*innen wurde deshalb in den letzten Jahren neben dem Autor*innenanteil zusätzlich auch der Verlagsanteil (je nach Ausschüttungsart zwischen 30-50% des auf das jeweilige Werk entfallenden Ausschüttungsbetrags) ausgeschüttet. Verlage konnten den Verlagsanteil aber dann erhalten, wenn die betreffenden Autor*innen nach Veröffentlichung ihrer Werke auf freiwilliger Basis ihr Einverständnis zu einer solchen Beteiligung erklärten.

Aufgrund einer im Sommer 2021 erfolgten Gesetzesänderung werden die von der VG WORT ab dem 7. Juni 2021 eingenommenen Gelder nun wieder anhand fester Quoten zwischen den Urheber*innen und den Verlagen aufgeteilt.

Aus dem Grund finden im Jahr 2022 einmalig zwei Hauptausschüttungen statt: In der ersten Hauptausschüttung Anfang Juli werden die Verlage nur dann beteiligt, wenn die Urheber*innen dem zugestimmt haben. Die Ausschüttung basiert auf Einnahmen der VG WORT vor dem 7. Juni 2021. Die zweite Hauptausschüttung im Herbst 2022 richtet sich nach den neuen gesetzlichen Regelungen und ihrer Umsetzung im Verteilungsplan der VG WORT und wird die Einnahmen der VG WORT ab dem 7 Juni 2021 berücksichtigen.

Wenn Sie Werke rückwirkend melden möchten (siehe dazu auch Frage 12) und die VG WORT für diese Werke Einnahmen aus gesetzlichen Vergütungsansprüchen vor dem 7. Juni 2021 erhalten hat, so können Sie für diese Werke noch angeben, ob Sie der Verlagsbeteiligung zustimmen möchten oder nicht. Für solche rückwirkenden Meldungen gilt dann abweichend der Verteilungsplan in der Fassung vom 20. März 2021. 

Die VG WORT hat auf Ihrer Homepage diverse Kontaktmöglichkeiten aufgeführt. Konkrete Fragen können insbesondere per Kontaktformular oder per Telefon gestellt werden. Hier werden spezifische Telefonnummern aufgelistet, so dass Sie gleich bei dem/der richtigen Ansprechpartner*in landen.